المشكلة في الجرد ليست العدّ. المشكلة أن يُعدّ الرفّ فيظهر فرق، فيُعدَّل الرقم في النظام ليطابق الواقع — وينتهي الأمر. الخسارة تُدفن، والسبب لا يُعرف، ولا أحد يعرف إن كان الفرق تلفًا أم سرقةً أم خطأ إدخال. كاش بوس يجعل كل فرق يحمل سببًا، ويجعل تعديل المخزون هو آخر خطوة لا أولها.
ثلاثة أنواع جرد
- كامل — لكل الأصناف في المخزن.
- جزئي — لفئة محدّدة، حين تريد مراجعة قسم بعينه دون إيقاف المحل.
- دوري مجدول — يتكرّر على فترات تحدّدها.
وأثناء العمل ترى شريط تقدّم حيًّا: كم صنفًا جُرد من كم، بالنسبة المئوية. فتعرف أين وصل الفريق دون أن تسأل.
الإدخال — بخانتين لا بكسور
أمين المخزن يُدخل الكرتونة في خانتها والقطعة في خانتها. لا يحسب أن سبع كراتين وثلاث قطع تساوي ٧٫٢٥ كرتونة. النظام يفعل ذلك.
- فرز فوري: الكل، أو غير المجرود، أو الأصناف التي بها فروقات فقط.
- شيت جرد فارغ للتصدير بكل المنتجات وكمياتها الحالية — لتوزّعه على العمال ورقًا.
- واستيراد الكميات الفعلية من إكسل بمطابقة أكواد الأصناف، مع إخبارك بعدد الصفوف التي تجاهلها لقيم غير صالحة.
سبب مكتوب لكل فرق
هذه أهم خانة في الشاشة كلها. الفرق بلا سبب رقم ميت؛ الفرق بسببه معلومة تتصرّف بناءً عليها.
- تلف
- انتهاء صلاحية
- خطأ في العد
- مرتجع غير مسجل
- أو سبب تكتبه بنفسك — مع ملاحظات إضافية.
دورة الاعتماد — أربع مراحل
- الإرسال للمراجعة لا يُفتح إلا بعد جرد كل صنف — لا مراجعة لجرد ناقص.
- والمالك أو المدير يملك «تأكيد نهائي» يتخطى خطوة المحاسب عند الحاجة.
- وأي طرف يستطيع الرفض مع كتابة السبب.
- والمخزون لا يتعدّل إلا في الخطوة الأخيرة — فلا جرد نصف منفَّذ.
تقرير القيمة — ولماذا بسعرين
لكل عملية جرد تقرير قيمة يُصدَّر PDF أو إكسل أو يُشارَك مباشرة، يعرض الفروقات وقيمتها بسعر الشراء وبسعر البيع، وقيمة المخزون قبل الجرد وبعده.
- الفرق بسعر الشراء هو خسارتك الحقيقية — ما دفعته وضاع.
- والفرق بسعر البيع هو حجم البيع الضائع — الإيراد الذي لن يتحقّق.
رقمان يجيبان سؤالين مختلفين، والنظام لا يجبرك على الاكتفاء بواحد. وفي مركز التقارير تجد قائمة كل عمليات الجرد بشارة حمراء تحمل عدد فروقات كل عملية.
ما بعد الجرد
الجرد المعتمَد يعدّل الأرصدة، والأرصدة الجديدة تنعكس فورًا على تقييم المخزون وعلى تقرير المخزون وعلى حساب الأرباح. لا خطوة يدوية بينهما.