أكبر تسريب في المحلات متعددة الفروع ليس السرقة — بل البضاعة التي «راحت للفرع التاني» بلا مستند. تخرج من مخزن ولا تدخل في آخر، فيظهر عجز هنا وفائض هناك، ولا أحد يعرف متى ولا مع من. كاش بوس يقفل هذه الفجوة بأن يجعل كل حركة مستندًا مرقّمًا له صاحب ووقت.
المخازن: كل مخزن وقيمة ما بداخله
- قيمة المخزون لكل مخزن على حدة بالجنيه — لا رقم إجمالي واحد لا تعرف من أين جاء.
- لوحة أرقام فورية: إجمالي المخازن، النشط منها، المخزن الرئيسي، وعدد الفروع.
- مخزن رئيسي محدَّد يكون الافتراضي، ومحميّ من الحذف.
- بيانات كاملة لكل مخزن: الاسم والعنوان والهاتف — وإيقافه بدل حذفه.
- وضغطة على المخزن تفتح أصنافه بأرصدتها داخله.
التحويل بين المخازن
تحمّل عشرة أصناف في سلة واحدة، فيصدر لها إذن صرف واحد وإذن استلام واحد. لا تحويلة لكل صنف، ولا ورقة تُكتب باليد.
- مسح بالباركود للمنتج أو للمتغيّر، أو بحث بالاسم والكود — والرصيد المتاح مكتوب أمام كل صنف.
- تحويل دفعة كاملة من شيت إكسل: تنزّل النموذج وتملأه وترفعه، ويعطيك تقريرًا بما دخل السلة وما لم يدخل ولماذا.
- طباعة ومشاركة على واتساب لإذن الصرف وإذن الاستلام، بترويسة نشاطك وشعارك.
- عكس التحويلات: تحدّد ما تريد وترجعه، ويظل السجل يقول «معكوس» بدل أن يختفي.
حرّاس تمنع الخطأ قبل وقوعه
- لا تحوّل أكثر من المتاح فعلًا في المخزن المصدر.
- ولا من فرع إلى نفسه.
- والفرعان يُقفَلان أثناء التنفيذ حتى لا تختلط الوجهة في منتصف العملية.
إذن الصرف وإذن الاستلام — أداة أمين المخزن
لا شيء يدخل أو يخرج بغير إذن. ولكل إذن ثلاث جهات ممكنة: مندوب، أو مخزن آخر، أو جهة تكتب اسمها بنفسك — في اتجاه الصرف واتجاه الاستلام معًا.
- الأصناف المعروضة تتغيّر حسب الحالة: في الصرف لا يظهر إلا المتوفر فعلًا، وفي الاستلام من مندوب لا تظهر إلا أصناف عهدته، وفي الاستلام العام تظهر كل الأصناف لتُدخِل بضاعة جديدة.
- تحذير العُهدة المفتوحة: قبل أن تحمّل مندوبًا من جديد، ينبّهك أن لديه عهدة مفتوحة من رحلة سابقة وعدد أصنافها.
- والاستلام يسجّل الصلاحية: تاريخ الإنتاج وتاريخ الانتهاء ورقم الدفعة مع كل صنف داخل.
- والاستلام من مخزن أو الصرف إليه نقل حقيقي يخصم من هنا ويضيف هناك، ويصدر إذن صرف وإذن استلام مرقّمين في عملية واحدة.
- طباعة أو إرسال واتساب لكل إذن بترويسة نشاطك.
والحذف مقيَّد: لصاحب العمل والمدير فقط، وللأذون المستقلة فقط — والخادم يعيد التحقق من الشرطين، فلا يكفي إخفاء الزر من الواجهة.
الإتلاف: من يوافق على الخسارة
البضاعة التالفة خسارة حقيقية، ويجب أن تُقيَّد كذلك — لا أن تختفي من الرصيد بلا أثر. شاشة أذون وإتلاف المخزن هي دفتر مستندات المخزن أمام صاحب العمل.
- أربعة أرقام في سطر واحد: عدد أذون الاستلام، وأذون الصرف، وإذونات الإتلاف، وقيمة الإتلاف بالجنيه.
- كل إذن برقمه ونوعه والجهة والمخزن وعدد أصنافه وتاريخه — وبضغطة تفتح أصنافه بكمياتها.
- والإتلاف يفرّق بين المخزن وعربية المندوب — تعرف أين ضاعت البضاعة، لا كم ضاع فقط.
- وموافقة أو رفض قبل أن يمسّ المخزون: الاعتماد يخصم البضاعة ويسجّل الخسارة بقيمتها، والرفض لا يغيّر رصيدًا واحدًا ويمكنك كتابة سببه.
تبويب لصاحب العمل وحده
«سجل تحويلات الإدارة» يعرض نفس حركات التحويل لكن بالتكلفة: تكلفة كل صنف، وتكلفة الدفعة، وإجمالي قيمة البضاعة المحوَّلة في الفترة. غير المالك لا يرى هذا التبويب ولا أرقامه — وهذا تطبيق مباشر لنظام مفاتيح الصلاحيات.