أكثر رقم يُسأل عنه في أي محل هو رصيد الدرج — وأكثر رقم يُخطئ فيه الناس. لأن النقدية تتحرّك في عشرة اتجاهات: بيع، وتحصيل، ومصروف، وسلفة، ودفع لمورد، وتحويل للبنك، وعهدة لموظف. وكل اتجاه منها في برنامج مختلف يعني رقمًا مختلفًا.
خمسة أرقام تفتح بها يومك
الإجماليكل الأرصدة
النقديفي الصناديق
البنوكفي الحسابات
قبض اليومالداخل
صرف اليومالخارج
الصناديق: ثلاثة أنواع
- صندوق نقدي · حساب بنكي · محفظة إلكترونية — كل نوع بلونه وأيقونته، وواحد منها يُوسم «افتراضي» فيُختار وحده في كل عملية.
- لكل صندوق عملته — تُختار عند الإنشاء وتُقفَل بعدها، فلا يختلط جنيه بدولار في صندوق واحد.
- ورصيد افتتاحي عند الإنشاء، ومع العملة الأجنبية سعر صرف الرصيد الافتتاحي لتُحسب قيمته الدفترية بالجنيه.
- والحساب البنكي باسم البنك ورقم الحساب مطلوب — فلا يبقى حساب مجهول في نظامك.
- ومن كارت الصندوق مباشرة: إيصال قبض · إيصال صرف · تعديل · حذف.
أعدتَ إضافة حساب بنكي كنت حذفته؟ النظام لا يُنشئ حسابًا فارغًا مكرّرًا — بل يُعيد تفعيل الحساب القديم، ويقول لك ذلك صراحةً حتى تعرف أن ما عاد إليك هو الحساب برصيده وحركاته السابقة، لا حساب جديد يبدأ من الصفر.
القبض والصرف: اثنا عشر تصنيفًا
| القبض (٥) | الصرف (٧) |
|---|---|
| مبيعات | مشتريات |
| تحصيل من عميل | دفع لمورد |
| رأس مال | مصروفات |
| قرض | رواتب |
| أخرى | إيجار |
| مرافق | |
| أخرى |
- تحصيل من عميل أو دفع لمورد؟ تختار الطرف بالبحث ورصيده مكتوب بجوار اسمه — فتعرف قبل أن تكتب المبلغ.
- وتنبيه إن دفعت لمورد أكثر من المستحق عليه — إشارة إلى فاتورة شراء لم تُسجَّل بعد.
تفصيلة تفرّق بين حركة خزنة ومصروف حقيقي: إن اخترت «مصروفات» أو «إيجار» أو «مرافق» في إيصال الصرف، لا يُسجَّل خروج نقدي فحسب — بل يُسجَّل مصروفًا كاملًا في شاشة المصروفات بقيده المحاسبي، فيظهر في حساب الأرباح. أمّا «أخرى» و«رواتب» فحركة خزنة كما هي. والفرق أن الربح الذي تراه آخر الشهر يكون ربحًا حقيقيًّا لا رقمًا منفوخًا.
الحركات — وكل واحدة برصيدها بعدها
جدول بتسعة أعمدة: رقم الحركة · النوع · الصندوق · التصنيف · الوصف · المبلغ بإشارته · الرصيد بعد · التاريخ والوقت · الإجراءات.
- فلترة بصندوق بعينه (والقائمة تميّز البنك من الخزنة بأيقونته) وبالفترة.
- وتصدير PDF أو إكسل أو واتساب بصف إجمالي.
- وضغطة على أي كارت صندوق تنقلك لحركاته وحده.
- وسند قبض يُطبَع من الحركة نفسها — بالمديونية القديمة والمبلغ المحصَّل والرصيد الجديد واسم الخزنة أو البنك الذي استلم.
وحركة الصندوق المحذوف لا تصير يتيمة. إن حُذف صندوق أو بنك، تبقى حركاته القديمة في الجدول وهي تحمل اسمه لا شرطة فارغة — فالتقرير القديم يظل مقروءًا.
التحويل وشراء العملة
- تحويل بين أي خزنة وأي بنك في الاتجاهات الأربعة، وكل خيار موسوم «خزنة» أو «بنك» ورصيده مكتوب بجواره — والمصدر يختفي من قائمة الوجهة فلا تحوّل صندوقًا إلى نفسه.
- وتبويب مستقل للتحويلات برقم كل تحويل ومن أين وإلى أين وبكم ومتى وبأي ملاحظة.
- «شراء عملة أجنبية»: تختار صندوق العملة الهدف وصندوق الجنيه المصدر والمبلغ وسعر الصرف — والتكلفة بالجنيه محسوبة أمامك قبل التنفيذ. الجنيه يخرج، والعملة تدخل بقيمتها الدفترية.
- وصرف نقدي مباشر لعميل من الخزنة، لمن يملك صلاحيته.
وحذف الخزنة محكوم لا مباح. الخزنة النقدية التي عليها حركات لا تُحذف إطلاقًا حفاظًا على التقارير والقيود. والبنك أو المحفظة يُخفى ويحتفظ بتاريخه كاملًا. وفي الحالتين يقول لك النظام قبل أن تؤكّد: «عليها ٤٧ حركة» — ثم يشرح ماذا سيحدث لها بالضبط.
عُهد الموظفين واستلام التوريد
- أربعة أرقام: إجمالي خزائن الموظفين · إجمالي أرصدتها · إجمالي العهد النشطة · عدد الخزائن النشطة.
- وجدول بكل موظف: اسمه وفرعه ورصيده وآخر تحديث وحالته.
- «إضافة عهدة»: تختار الموظف والمبلغ، والمبلغ يُخصم من الخزنة الرئيسية — والنافذة تقولها لك صراحةً قبل أن تحفظ.
- وتحويل رصيد من موظف لموظف مباشرة، ولا يُتاح إلا لمن معه رصيد، ولا يتجاوز المبلغ ما في يده.
وأهم ما في الشاشة بطاقة «تسليمات نقدية بانتظار الاستلام» — توريد المندوب يُقيَّد معلّقًا لا مستلَمًا حتى تضغط «تم الاستلام» فتختار الخزنة، أو «رفض» فترجع فورًا إلى خزنته. الحلقة لا تُقفَل إلا بضغطة منك.
ربط خزائن الفروع — شاشة صغيرة تمنع أكبر غلطة
فلوس فرع تنزل خزنة فرع آخر. غلطة صامتة تخلق عجزًا وهميًا هنا وفائضًا وهميًا هناك، ولا تُكتشف إلا عند الجرد.
- قائمة واحدة بكل خزائنك وبنوكك النشطة، وأمام كل واحدة قائمة الفروع.
- تربط الخزنة بفرع فلا تظهر إلا لموظفي ذلك الفرع وقت اختيار وجهة الدفع.
- أو تتركها «كل الفروع» فتظهر للجميع — للخزنة المركزية أو الحساب البنكي العام.
- والحفظ فوري بضغطة، وإن تعذّر يعود الاختيار لما كان عليه ويُخبرك بالسبب — فلا تظن أنك حفظت وأنت لم تحفظ.
هي شاشة ربط لا شاشة أرصدة — لا تعرض أموالًا ولا حركات. لكن كل قائمة «الدفع من» و«الإيداع في» في النظام كله تُصفَّى بما ربطتَه هنا. الشاشة لصاحب العمل وحده.
المصروفات: الفلوس التي تخرج ولا تعود
- أربعة أرقام: مصروفات اليوم · مصروفات الشهر · الإجمالي · عددها.
- وثلاثة أوضاع للعرض: جدولًا مفصّلًا، أو مجمَّعًا حسب التصنيف، أو مجمَّعًا حسب الفرع — والمجموعات مرتّبة بالأكبر إنفاقًا أولًا، وداخل كل فرع تنقسم إلى تصنيفاتها. تعرف أين تنزف فلوسك في ثانية.
- وفلاتر: بحث · التصنيف · الموظف الذي سجّله · الفترة — وزر واحد يمسحها كلها.
- وشريط دائم أسفل الشاشة بإجمالي المعروض وعدده.
وتسجيل المصروف محكوم
- التصنيف إلزامي — ولا مصروف بلا اسم. وتُنشئ تصنيفًا جديدًا من داخل النافذة دون أن تخرج منها.
- والفرع إلزامي كذلك — كل مصروف يُحمَّل على من صرفه، والافتراضي فرع الموظف المسجِّل.
- والصندوق الذي يخرج منه المبلغ، ومركز تكلفة اختياري يُربط به القيد المحاسبي.
- وتاريخ المصروف قابل للضبط — تسجّل مصروف الأسبوع الماضي بتاريخه الصحيح.
- والحذف يرجّع المبلغ للخزينة ويقولها لك قبل أن تؤكّد.
ومفتاح «فاتورة ضريبية» يحوّل المصروف إلى مستند. تفعّله فيطلب رقم الفاتورة الضريبية واسم المورد (كلاهما إلزامي) ورقمه الضريبي وتاريخ الفاتورة. ثم يفكّ المبلغ أمامك: الإجمالي شامل الضريبة ← ضريبة المدخلات بنسبتها ← المصروف الصافي. فتُخصم الضريبة حيث يجب، ويدخل حسابك المصروفَ الصافيَ لا المبلغ كاملًا.