المشتريات هي المكان الذي تُبنى فيه تكلفتك — ومن ثمّ ربحك كله. وفيها ثلاث ثغرات كلاسيكية: بضاعة تُدفع قيمتها قبل أن تُستلم، وتكلفة تُحسب بسعر الفاتورة وحده فتخفي الشحن والجمارك، ومورد يمنحك خصمًا فلا يُقيَّد في مكانه الصحيح. كاش بوس يغلق الثلاث.
كتابة فاتورة الشراء
- تختار المورد بالبحث بالاسم لا من قائمة طويلة.
- وتستطيع الشراء من عميل — طرف الفاتورة عميل بدل مورد، على الحساب فقط. متاح لصاحب العمل والمدير.
- وتحدّد المخزن الذي تدخله البضاعة، والافتراضي هو الرئيسي.
- والصنف ذو المقاسات أو الألوان يفتح لك منتقي المتغيّر.
- صنف غير مسجَّل؟ زر «منتج جديد» يفتح صفحة إضافة المنتج كاملة، وعند الحفظ يعود ليضيفه سطرًا في الفاتورة — بلا رصيد افتتاحي، لأن الشراء نفسه هو الذي سيزوّد المخزون.
- والكمية والسعر يُعدَّلان في السطر مباشرة دون فتح أي نافذة.
- وخصم على كل صنف، وخصم على الفاتورة يُحسب على المتبقّي بعد خصومات الأصناف — فلا يُخصم الخصم مرتين.
- وتاريخ إنتاج وتاريخ انتهاء ورقم دفعة لكل صنف — فتُسجَّل دفعة جديدة في المخزون بتاريخها.
- ومركز التكلفة يُربَط بالفاتورة للتقارير — ويختفي الحقل تمامًا إن لم تكن تستخدم مراكز التكلفة.
- ورقم فاتورة المورد الورقية يُحفَظ ويظهر في كشف حسابه، وتبحث به في القائمة.
والضريبة تُحسب لكل صنف بمعدّله الخاص بعد توزيع خصم الفاتورة عليه بالنسبة — وواجهة الضريبة كلها لا تظهر أصلًا إن كان نشاطك غير خاضع لها.
من يستلم غير من يدفع
- «فاتورة تحت الاستلام» تُسجَّل، ولا تدخل البضاعة المخزون ولا تخرج الفلوس حتى يُؤكَّد الاستلام ويصدر الاعتماد المالي.
- تُفعَّل تلقائيًا إن كان للمخزن الرئيسي أمين مخزن — أو تختارها بنفسك بمفتاح في أي فاتورة حتى بلا أمين مخزن.
- وأمين المخزن يعدّ ويُدخل الكمية الفعلية لكل صنف. نقص عن المطلوب؟ تبقى الفاتورة «مستلمة جزئيًا» ويكمّل الباقي لاحقًا، والمخزون يتحدّث بالفرق فقط فلا تنزل الكمية مرتين.
- ثم تظهر لك للاعتماد المالي، وأمامك «مطلوب: ٥٠ / مستلم: ٤٧» صنفًا صنفًا — مع تنبيه صريح: «الكمية المستلمة تختلف عن المطلوب — راجع قبل الاعتماد».
- وعند الاعتماد يُسجَّل الدفع من الخزنة التي تختارها.
- وشريطان في أعلى الشاشة يعدّان لك: «٣ فواتير تحت الاستلام تنتظر تأكيد استلام البضاعة» و«٢ فاتورة أكد أمين المخزن استلامها وتنتظر اعتمادك المالي» — كل شريط يفتح شاشته بضغطة.
الاستيراد بعملته
- تختار عملة الفاتورة وسعر الصرف، فتُدخِل الأسعار بالدولار أو اليورو كما هي في فاتورة المورد.
- والنظام يحوّلها للجنيه للمخزون والقيود، ويعرض المعادل بالجنيه تحت الإجمالي وأنت تكتب.
- والضريبة المحلية تُرفَع تلقائيًا عن فاتورة بعملة أجنبية — المورّد الأجنبي لا يفرض ضريبة قيمة مضافة مصرية. وترجع وحدها إن أعدت العملة إلى الجنيه.
- والسداد يُسجَّل لاحقًا بنافذة خاصة: تُدخل المبلغ وسعر صرف يوم الدفع، فتُريك النقد الخارج بالجنيه والقيمة الدفترية وربح أو خسارة فروق العملة قبل أن تؤكّد.
- وإعادة تقييم العملات آخر الفترة: تُدخل سعر الإقفال لكل عملة، فيحتسب النظام فروق العملة غير المحقّقة على أرصدة الموردين المفتوحة، ويسجّل قيد التقييم مع قيد عكسي تلقائي أول اليوم التالي — ومعاينة قبل التسجيل.
وتقرير مستقل للعملات الأجنبية يفصل الأرباح والخسائر المحقّقة (من سداد الفواتير) عن غير المحقّقة (من إعادة التقييم)، مع أعمار مستحقات الموردين بالعملة في أربع فئات ملوّنة.
ملف المورد — أربعة تبويبات
| التبويب | ماذا يعرض |
|---|---|
| المنتجات | كل صنف اشتريته منه، بإجمالي الكميات والقيمة وآخر سعر شراء |
| الفواتير | أرقامها وتواريخها وإجمالياتها |
| المدفوعات | كل ما دفعته له ومتى |
| كشف الحساب | التاريخ والمرجع والبيان ومدين ودائن والرصيد بعد كل حركة |
وأعلى الشاشة أربعة أرقام: إجمالي الموردين · النشطين · إجمالي المستحقات عليك · وعدد الموردين الذين لهم رصيد. والكود يُقترَح تلقائيًا (أكبر كود عندك زائد واحد) — وهو نفسه الذي يُطبَع على ليبل الباركود.
تسجيل الدفعة
- تختار الخزنة أو الحساب البنكي ورصيد كل واحد مكتوب بجواره — والبنك يُسجَّل تحويلًا بنكيًا تلقائيًا.
- وتُخصِّص الدفعة لفاتورة بعينها أو تتركها توزَّع تلقائيًا على الفواتير المفتوحة.
- وتاريخ الدفعة قابل للضبط — تسجّل دفعة أمس بتاريخها الصحيح لا بتاريخ اليوم.
- وتنبيه إن دفعت أكثر من المستحق عليه، لأن معناه غالبًا فاتورة شراء لم تُسجَّل بعد.
خصم مكتسب من المورد — ورقة كثير من البرامج تُغفلها
المورد يمنحك خصمًا شهريًا أو سنويًا: تنازلًا عن جزء من المستحق له، لا فلوسًا تدخل خزنتك. وأغلب الأنظمة تجبرك على تسجيله كإيراد أو كحركة خزنة وهمية — وكلاهما يشوّه دفترك.
في كاش بوس يُقيَّد مدينًا على «الموردين» ودائنًا على «خصم المشتريات» — فيقلّ صافي تكلفتك ويزيد ربحك، ولا تُمَسّ الخزينة إطلاقًا — ويُسوّى على فواتيرك المفتوحة بالأقدم فالأقدم.
و«تعديل الرصيد» لصاحب العمل والمدير وحدهما، بتحذير أحمر: العملية نهائية، والفرق يُسجَّل قيدًا محاسبيًّا دائمًا بسببه المكتوب.
مرتجعات المشتريات
- «استيراد من فاتورة» يجلب أصناف الفاتورة بكمياتها — والمتبقّي منها للإرجاع فقط. وإن كانت رُجّعت بالكامل يقول لك ذلك ولا يفتح لك بابًا مغلقًا.
- والضريبة تُشتَقّ من الفاتورة الأصلية بنسبتها الفعلية لا بنسبة عامة — فيرجع للمورد ما دُفع فيه بالضبط.
- أو تضيف صنفًا يدويًا ببحث بالاسم أو الباركود، والرصيد المتاح مكتوب بجوار كل نتيجة.
- وتحدّد المخزن الذي تخرج منه البضاعة — لا يُخصم دائمًا من الرئيسي.
- وسبب الإرجاع وملاحظاته يُحفظان مع المستند.
وكيف يعود المال؟ ثلاث طرق
- نقدي — المورد يردّ المبلغ، فتختار الصندوق الذي يدخله.
- خصم من الرصيد — يُخصم من مستحقاته عليك، وهو الأشيع مع المورد الدائم.
- خصم من فاتورة بعينها تختارها من فواتيره غير المدفوعة، والمتبقّي من كل فاتورة مكتوب أمامك.
حرّاس ورسائل صريحة
- الخصم لا يتجاوز الفاتورة — حماية من إجمالي سالب.
- والمدفوع لا يتجاوز الإجمالي — وإلا خرج من الخزنة أكثر من الواجب وصار رصيد المورد سالبًا.
- ورصيد الصندوق أمامك: كل صندوق في القائمة مكتوب بجواره رصيده، وتحذير أحمر إن كان أقل من المبلغ المدفوع.
- ولا تُحفَظ فاتورة بعملة أجنبية بسعر صرف صفر أو فارغ.
- وإن تعثّرت العملية تظهر رسالة الخطأ الحقيقية بالعربية — لا شاشة تدور بلا نهاية ولا «حدث خطأ» غامضة. وإن نجح المرتجع ماليًّا وتعثّر أثره على المخزون يظهر تحذير بذلك تحديدًا لا رسالة نجاح كاذبة.